Manual de Usuario | ControlAulas

Primer ingreso y navegación

Empieza desde la pantalla de acceso y reconoce las opciones que tendrás disponibles según tu rol.

Para todas las personas usuarias

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Paso 1:
En la pantalla de inicio, usa el enlace “Manual de Usuario” de la parte superior si necesitas consultar esta guía antes de ingresar.
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Paso 2:
Selecciona “Login con Google” y elige la cuenta de correo que tu institución registró en ControlAulas.
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Paso 3:
Si tu cuenta todavía no está registrada, está pendiente de aprobación o fue desactivada, la pantalla mostrará el motivo y no abrirá el panel.
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Paso 4:
Después de ingresar verás el nombre de la institución, tu nombre y tu rol: director, tesorero, docente, apoderado o alumno.
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Paso 5:
Una misma cuenta puede tener varios vínculos (por ejemplo, un apoderado con varios hijos o personal de varias instituciones). En ese caso aparece un selector de contexto en el encabezado.
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Paso 6:
Las pestañas visibles dependen de tu rol y de los permisos asignados; por eso otra persona puede ver opciones diferentes.
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Paso 7:
Usa el selector de idioma del encabezado para cambiar la interfaz. La preferencia se conserva en tu perfil.
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Paso 8:
Para terminar, utiliza el botón de cerrar sesión ubicado en el encabezado.

Matrículas e importador masivo

Registra alumnos y apoderados uno a uno o cientos a la vez desde un archivo Excel o CSV.

Dirección y administración

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Paso 1:
En “Matrículas”, selecciona “Nueva matrícula” para el alta individual: datos del alumno, sección, fecha y descuento o beca si corresponde.
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Paso 2:
El código de matrícula se genera automáticamente con el correlativo de la institución.
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Paso 3:
Registra al apoderado con su correo de Google: será su acceso al portal. El vínculo apoderado-alumno queda asociado a la matrícula.
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Paso 4:
Para cargas masivas, selecciona “Importar” y descarga la plantilla CSV con las columnas esperadas.
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Paso 5:
Completa la plantilla (alumno, documento, apoderado, correo, sección, descuento) y súbela en Excel o CSV.
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Paso 6:
La vista previa valida fila por fila y muestra errores sin detener el lote: las filas correctas se importan y las fallidas quedan marcadas.
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Paso 7:
Si el correo del apoderado ya existe (por ejemplo, hermanos), se reutiliza la misma cuenta. Si el documento del alumno ya existe, se reutiliza su ficha.
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Paso 8:
Los estados de matrícula (activa, retirada, trasladada, culminada) controlan si el alumno aparece en asistencia, notas y cobranza.

Estructura académica y evaluación

Define niveles, grados, secciones y asignaturas, y configura cómo se evalúa a los alumnos.

Dirección

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Paso 1:
En el módulo “Académico”, crea la estructura del ciclo: niveles (inicial, primaria, secundaria), grados y secciones.
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Paso 2:
Registra las asignaturas de cada sección y asigna su docente responsable.
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Paso 3:
Al iniciar un nuevo ciclo, usa “Copiar estructura” para clonar niveles, grados y secciones del ciclo anterior y ajustar solo lo necesario.
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Paso 4:
En “Configuración de evaluación” define la escala (vigesimal, literal u otra), la nota mínima aprobatoria y los periodos del ciclo (bimestres, trimestres).
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Paso 5:
Define los tipos de evaluación (examen, práctica, tarea, participación) con su peso porcentual: el promedio se calcula ponderado.
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Paso 6:
Activa o desactiva “notas visibles en vivo”: si está activo, las familias ven cada nota al registrarse; si no, solo al publicarse el periodo.

Semáforo de pensiones

Cada matrícula muestra un estado de pago en tiempo real, calculado por el sistema según los cargos y vencimientos.

Tesorería y dirección; apoderados ven su propio estado

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Paso 1:
En “Pensiones”, genera los cargos del ciclo: concepto, monto y fecha de vencimiento por sección o nivel. La generación es idempotente: no duplica cargos si se ejecuta dos veces.
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Paso 2:
El semáforo asigna a cada matrícula un estado: al día, por vencer, vencido o moroso.
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Paso 3:
Los umbrales (días de gracia, días para morosidad) se configuran por institución, sin valores fijos en el código.
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Paso 4:
Los descuentos y becas por alumno se aplican al monto de cada cargo antes de calcular su estado.
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Paso 5:
Selecciona una matrícula para ver sus cargos, pagos validados y saldo pendiente.
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Paso 6:
El apoderado ve únicamente el estado de pensiones de sus propios hijos desde su portal.

Mantenimiento

Verde — al día

Amarillo — días 1–15

Naranja — desde el día 16

Rojo — deuda de meses previos

Moroso grave

Cuota extraordinaria

Verde — sin pendientes

Amarillo — menos de 30 días

Rojo — más de 30 días

Reportar y validar pagos de pensión

Cada pago relaciona un periodo, un monto y un comprobante antes de registrarse como ingreso.

Apoderados reportan; tesorería valida

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Paso 1:
Desde el portal, el apoderado selecciona “Reportar pago” en la pensión correspondiente.
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Paso 2:
Indica el periodo, el monto pagado y adjunta el comprobante en PDF, JPG, PNG o WebP (máximo 8 MB).
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Paso 3:
El reporte queda pendiente hasta que tesorería lo revise.
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Paso 4:
Tesorería abre “Pagos por validar”, consulta el comprobante, confirma el monto recibido y elige validar o rechazar.
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Paso 5:
Al validar, el pago se registra y el semáforo de la matrícula se actualiza. Si el monto validado difiere del reportado, la diferencia queda en auditoría.
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Paso 6:
Los pagos rechazados no se registran como ingreso y el apoderado puede volver a reportar.

Planilla de notas y boletín

El docente califica por asignatura y periodo; el sistema calcula promedios ponderados y genera el boletín.

Docentes registran; familias y dirección consultan

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Paso 1:
El docente abre la planilla de su sección y asignatura y registra las notas de toda la clase en una sola grilla.
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Paso 2:
Los cambios se guardan en lote; no hace falta guardar alumno por alumno.
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Paso 3:
El promedio de cada periodo se calcula ponderado según los tipos de evaluación configurados (examen, práctica, tarea).
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Paso 4:
La nota mínima aprobatoria de la institución define qué promedios se marcan como aprobados o desaprobados.
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Paso 5:
Si “notas visibles en vivo” está activo, las familias ven cada nota al instante; si no, solo cuando el periodo se publica.
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Paso 6:
El boletín imprimible reúne notas por asignatura y periodo, promedio general, porcentaje de asistencia y observaciones visibles para la familia.
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Paso 7:
Dirección y tesorería pueden abrir el boletín de cualquier matrícula desde el panel de matrículas.

Asistencia diaria y justificaciones

La toma es masiva por sección y las faltas pueden justificarse desde el portal del apoderado.

Docentes toman asistencia; apoderados justifican

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Paso 1:
El docente abre “Asistencia”, elige su sección y marca presente, tardanza o falta para toda la clase.
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Paso 2:
Si repite la toma del mismo día, los registros se actualizan sin duplicarse.
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Paso 3:
El apoderado ve las faltas de sus hijos en el portal y puede adjuntar una justificación.
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Paso 4:
El porcentaje de asistencia del alumno aparece automáticamente en su boletín.

Portal de apoderados y alumnos

Las familias consultan pensiones, notas, asistencia, carnet y comunicados sin llamar a secretaría.

Apoderados y alumnos

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Paso 1:
Al ingresar, el apoderado ve el resumen de cada hijo: estado de pensiones, notas recientes y asistencia.
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Paso 2:
En la pestaña “Pensiones” consulta cargos, vencimientos y pagos, y reporta nuevos pagos con comprobante.
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Paso 3:
En la pestaña “Boletín” abre el boletín completo y puede imprimirlo.
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Paso 4:
En la pestaña “Carnet” muestra el carnet digital del alumno con su código QR (institución + código de matrícula), útil para control de acceso.
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Paso 5:
Los comunicados y eventos dirigidos a apoderados aparecen destacados; los fijados se muestran primero.
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Paso 6:
Con varios hijos, el selector de contexto permite cambiar de alumno sin cerrar sesión.
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Paso 7:
El alumno con acceso propio ve su boletín, su asistencia y su carnet, pero no la gestión de pagos.

Portal docente y observaciones

Cada docente trabaja solo con sus secciones y asignaturas asignadas.

Docentes

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Paso 1:
Al ingresar, el docente ve sus secciones y asignaturas del ciclo activo.
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Paso 2:
Desde cada una accede a la planilla de notas y a la toma de asistencia.
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Paso 3:
Puede registrar observaciones de un alumno: positiva, conductual o académica.
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Paso 4:
Cada observación indica si será visible para el apoderado en su portal.
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Paso 5:
El horario semanal muestra sus clases por día, hora, sección y aula.

Comunicados, eventos y votaciones

Avisos segmentados por rol o sección, calendario institucional y votaciones digitales.

Dirección publica; la comunidad consulta y participa

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Paso 1:
En “Comunicados”, redacta el aviso y elige su audiencia: todos, docentes, apoderados o una sección específica.
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Paso 2:
Puedes fijar un comunicado al inicio de la lista y definir su fecha de expiración.
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Paso 3:
En “Eventos”, registra reuniones, ferias, exámenes y actos en el calendario institucional, también segmentados por rol.
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Paso 4:
Las votaciones digitales permiten consultar a la comunidad (por ejemplo, aprobar una actividad o un pago extraordinario) con fecha límite y mayoría configurables.
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Paso 5:
Cada persona vota una sola vez; los resultados se muestran según la configuración de la votación.

Consultas de las familias

Un canal de mensajería para que las familias escriban al tutor de la sección o a la dirección y reciban respuesta dentro de la plataforma.

Apoderados y alumnos escriben; docentes y dirección responden

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Paso 1:
En el portal, el apoderado o alumno abre la pestaña “Consultas” y selecciona “Nueva consulta”.
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Paso 2:
Elige el destinatario en el desplegable con los contactos autorizados de la matrícula: el tutor de la sección, un docente que dicta un curso, o la Dirección.
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Paso 3:
Escribe el asunto y el mensaje; la consulta queda registrada con estado “Abierta”.
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Paso 4:
El docente ve las consultas de sus secciones desde su Panel; la dirección las ve de toda la institución en la pestaña “Consultas”.
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Paso 5:
Al responder, la consulta pasa a “Respondida”; si la familia vuelve a escribir, se reabre. Cualquiera de las partes puede marcarla como “Cerrada”.
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Paso 6:
La tesorería no accede a este canal: es comunicación académica y familiar, no financiera.

Modelo universitario (inscripción por curso)

Además del modelo escolar (una sección con todas sus asignaturas y asistencia diaria), ControlAulas ofrece un modo universitario donde el alumno se inscribe en cursos individuales, cada uno con su horario, cupo y asistencia.

Dirección activa el modo; secretaría inscribe; docentes y alumnos lo usan

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Paso 1:
En “Académico → Estructura”, la dirección cambia el modelo académico entre “Escolar” y “Universitario” con un interruptor. El modo escolar es el predeterminado y sigue funcionando igual.
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Paso 2:
Al asignar un curso (asignatura-sección) se configuran su modalidad (presencial, híbrido o virtual), su cupo máximo y si permite solaparse en horario con otros cursos.
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Paso 3:
En la pestaña “Inscripciones” (solo en modo universitario), la secretaría matricula alumnos en cursos individuales. Cada curso muestra sus inscritos y su cupo.
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Paso 4:
Si el cupo está lleno, las nuevas inscripciones entran en lista de espera; al retirar a un inscrito, se promueve automáticamente al primero en espera.
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Paso 5:
Al inscribir en un curso cuyo horario se cruza con otro del alumno, el sistema advierte del solape y permite continuar (pensado para cursos híbridos o virtuales). El mismo criterio aplica al crear horarios de cursos que permiten solape.
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Paso 6:
La asistencia y la planilla de notas pasan a ser por curso: cada docente toma asistencia y califica solo a los alumnos inscritos en su curso.
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Paso 7:
El alumno ve sus cursos inscritos en la pestaña “Mis cursos”, y su boletín agrupa las notas por curso, con el docente de cada uno.

Usuarios y permisos

La gestión de personas respeta la institución y el rol de quien realiza el cambio.

Dirección

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Paso 1:
En “Usuarios”, consulta el directorio con filtros por rol, estado y permisos.
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Paso 2:
Selecciona “Agregar” para registrar nombre, correo de Google, rol e idioma.
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Paso 3:
Los roles disponibles son director, tesorero, docente, apoderado y alumno; cada uno define qué módulos puede ver.
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Paso 4:
La activación, desactivación y eliminación de personas requieren los permisos correspondientes.
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Paso 5:
Si el mismo correo participa en varias instituciones, cada registro conserva sus propios permisos y se cambia desde el selector del encabezado.

Asistente con datos reales

El asistente responde preguntas usando la información real de la institución, respetando lo que cada rol puede ver.

Personas con permiso para usar el asistente

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Paso 1:
Abre el asistente desde la pestaña correspondiente o el botón flotante.
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Paso 2:
Formula preguntas concretas: “¿Cuántas matrículas están morosas?”, “¿Cuál es la asistencia de 5to B esta semana?”.
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Paso 3:
Un apoderado recibe respuestas limitadas a la información de sus propios hijos.
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Paso 4:
Si la pregunta pide datos restringidos para tu rol, el asistente indicará que no puede responderla.

¿Cuánto debe el aula 301?

El aula 301 debe S/ 340.00 de la cuota extraordinaria de ascensor, con 12 días de atraso.

Configuración de la institución y respaldo

Datos generales, umbrales del semáforo, evaluación y respaldo selectivo a Excel.

Dirección y Developer, según la opción

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Paso 1:
En “Configuración”, revisa nombre, dirección, contacto y moneda de la institución (Soles, Dólares, Euros, Reales, Pesos colombianos o mexicanos).
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Paso 2:
Ajusta los umbrales del semáforo de pensiones: días de gracia antes de vencido y días hasta morosidad.
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Paso 3:
La configuración de evaluación (escala, periodos, tipos y pesos) se gestiona desde el módulo Académico.
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Paso 4:
En “Respaldo selectivo a Excel”, marca las tablas que necesitas y descarga un archivo que contiene únicamente la información de la institución activa.
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Paso 5:
La entrada “Instituciones” es exclusiva del Developer: crear, editar, activar o suspender instituciones y gestionar la facturación del servicio.

Chatbot IA

Auditoría

Sistema de cajas

Propietarios crean usuarios

Idioma y moneda

Cada persona elige su idioma y cada institución muestra sus importes en la moneda configurada.

Todas las personas usuarias

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Paso 1:
Usa el selector del encabezado para elegir Español, English, Português, Français o Deutsch.
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Paso 2:
Al cambiar el idioma, la interfaz se actualiza y la elección se guarda en tu perfil.
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Paso 3:
La moneda mostrada depende de la configuración de la institución; no es una conversión automática entre monedas.

Idiomas

EspañolEnglishPortuguêsFrançaisDeutsch

Monedas

S/$€R$COPMXN

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